Eventorganisation in 5 Stufen

Was ist Ihre Botschaft? 5 Stufen zur einzigartigen Veranstaltung

Welche Veranstaltungen stehen bei Ihnen dieses Jahr auf dem Plan? Das jährliche Sommerfest, das nächste Händlermeeting, Vertriebstagungen und vielleicht eine Incentive-Reise? Möglicherweise steht auch ein nicht so alltägliches Event an – das Firmenjubiläum, die Präsentation eines neuen Produktes oder die Zusammenlegung zweier Unternehmen?

Für einige Events, speziell die wiederkehrenden, haben Sie sicher schon Routinen entwickelt: Einer netten Veranstaltung mit Sektempfang, Showact und abschließendem Dinner steht also nicht mehrs im Wege. Gut, wenn die meist ebenfalls wiederkehrenden Teilnehmer dies noch als Bereicherung empfinden. Oder ist deren Erwartungshaltung bereits eine andere? Und was möchten Sie bei Ihren Gästen erreichen?

Allzu oft versanden frische Ideen irgendwo zwischen routiniertem Organisieren und Zeitmanagement. Dabei sind Events mehr als perfekt aufeinander abgestimmte logistische Abläufe: Events sind Geschichten und Erlebnisse. Events sind Ihre Chance Botschaften zu vermitteln. Dadurch ist jedes Event einzigartig, in seinen Erlebnissen und Wirkungen bei den Gästen

Wie wird ein Event zu dem Erlebnis, das nachhaltig auf Ihre Teilnehmer wirkt

Wir haben Ihnen einen Leitfaden zusammengestellt, der Sie in 5 Stufen zum einzigartigen Event begleitet.

Strukturiert das Ziel erreichen: In 5 Stufen zum einzigartigen Event.

Strukturiert das Ziel erreichen: In 5 Stufen zum einzigartigen Event.

1. Schaffen Sie sich Ihr Gerüst

Zu allererst klären Sie alle wichtigen Fragen und verschaffen sich einen genauen Überblick über die Situation. Welchen Anlass gibt es? Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Wer wird eingeladen und wie ist die grobe Teilnehmerzahl? Was möchten Sie mit dem Event erreichen? Welches Budget steht in etwa zur Verfügung? Zahlreiche Fragen und deren Antworten geben Ihnen Auskunft über die Eckpunkte und ggf. deren Abhängigkeit voneinander. So können Termin und Dauer einer Veranstaltung und die Frage wer bei der Veranstaltung unbedingt dabei sein muss eine wichtige Rolle spielen.

Tipp: Denken Sie zunächst nur an die Eckpunkte. Haken Sie die W-Fragen ab und schaffen Sie sich ein festes Gerüst. Darauf können Sie aufbauen und sich später bei Detailfragen daran orientieren.

2. Konzeptentwicklung: Was ist Ihre Botschaft und mit welcher Idee soll sie nachhaltig umgesetzt werden

Mit der Konzeptentwicklung steht und fällt der Erfolg Ihres Events. Es gibt unzählige Anlässe für Veranstaltungen. Diese können allerdings nicht mit dem Ziel des Events gleichgesetzt werden: Ein geselliges Sommerfest zu feiern ist kein Ziel. Ebenso wenig sind leckeres Essen und reichlich Getränkeumsatz keine Botschaften. Somit entfaltet das Event auch keine Wirkung bei den Gästen.

Definieren Sie Ihr Ziel
Was möchten Sie bei den Teilnehmern erreichen und verändern? Jedes Ihrer Events hat seine eigene Aufgabenstellung und Botschaft und soll ein besonderes Erlebnis für Ihre Gäste werden. Diese Einmaligkeit sorgt für die nachhaltige Wirkung.

Haben Sie Ihr Ziel gefunden, formulieren Sie dieses konkret aus. Eine zusätzliche Quantifizierung erleichtert es Ihnen später den Erfolg des Events zu messen (dazu mehr im nächsten Blogbeitrag).

Ideenfindung – Wie möchten Sie Ihr Ziel erreichen?
Botschaften und Inhalte der Veranstaltung ergeben sich aus dem übergeordneten Ziel. Überlegen Sie sich welche Inhalte während des Events transportiert werden sollen und wie. Ist zum Beispiel der frontale Vortrag bei der Jahrestagung das geeignete Mittel, um Veränderungen begreifbar zu machen? Oder hat der Einsatz eines Künstlers auf der Bühne wirklich etwas mit Ihrer Markenbotschaft zu tun?

Beweisen Sie ruhig etwas Mut und trauen Sie sich neue Wege zu gehen, denn wie wir bereits in unserem Neujahrsgruß erwähnten, „the cave you fear to enter holds the treasure you seek.” (Joseph Campell). Mit der Umsetzung Ihrer Idee bauen Sie das Markenerlebnis Ihrer Gäste aus. Bringt der Gast Ihr Event mit der Marke in Verbindung entsteht der wahre Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Alles folgt dem Ziel
Location, Technik, Catering und Programmdetails ergeben sich aus diesen Überlegungen! Verschwenden Sie also keine Zeit. Erst wenn das Gesamtkonzept steht lohnt es, eine qualitative Recherche zu starten.

Tipp: Überlegen Sie, ob Sie bereits bei der Konzeptentwicklung eine Event-Agentur als Unterstützung hinzuzuziehen. Der Profiblick erspart in vielen Fällen unnötige Kosten bei der späteren Umsetzung Ihre Pläne.

3. Projektmanagement: Organisieren, delegieren, den Überblick behalten

Nun kann es losgehen – es geht an die Organisation. Welche Locations stehen zur Wahl und sind diese frei? Wer wird Speaker (weniger ist mehr!) und wie werden die Programmpunkte konkret umgesetzt? Welche Genehmigungen müssen eingeholt werden (bspw. GEMA)? Und welche Vorschriften gibt es für die Sicherheit? Einladungen, Reminder, Social Media, Organisation der Anreise, Unterbringungen…

Es gibt jede Menge zu organisieren und zu bedenken. Holen Sie sich dazu gerne Unterstützung ein: Beziehen Sie bspw. auch andere Unternehmensbereiche mit ein und profitieren Sie von deren Fachwissen. Vergeben Sie die Teilaufgaben und Zuständigkeiten mit Deadlines, dann haben Sie den Kopf frei und behalten den Überblick. Unter Umständen macht es auch an dieser Stelle Sinn eine Agentur ins Boot zu holen. Klären Sie welche Aufgaben die Agentur übernimmt. Genauen Absprachen und Kontrollsysteme unterstützen eine reibungslose Zusammenarbeit.

Tipp: Arbeiten Sie mit Checklisten, so denken Sie auch an kleine Details und behalten den Überblick über Termine und Deadlines.

4. It´s showtime – die Aktionsplanung

Am Tag der Tage kann man schon mal aufgeregt sein… Mit einer guten Organisation können Sie dem Event gelassener entgegenblicken und sich auf den Tag freuen. Wie das klappt? Checklisten, Checklisten, Checklisten… Stellen Sie Listen zusammen, wer wann was zu tun hat. Die Blumen werden um 6.30 Uhr geliefert? Notieren Sie sich den Lieferanten, seine Telefonnummer und wer zuständig ist. Auch ein Zeitplan für den Ablauf des gesamten Tages darf nicht fehlen. Wichtige Telefonnummern, wie bspw. vom Hausmeister, stehen ganz oben!

So ausgerüstet und auf alle Eventualitäten vorbereitet können Sie dem Tag gelassener und mit einem Lächeln entgegenblicken.

Tipp: Gut geplant ist halb gewonnen. Aber eben nur halb. Gute Eventmanager haben ein Auge auf wichtige Schnittstellen und behalten den Überblick, ihre Listen helfen Ihnen dabei.

5. Still things to do…

Ein gelungenes Event trägt Ihre Botschaften auch nach dem Veranstaltungstag noch weiter. Fördern Sie die Kommunikation der Gäste über den Tag hinaus. Je nach Thema Ihres Events können das bspw. neue Arbeitsgruppen sein oder auch die tägliche, schöne Erinnerung mit einem guten Foto als Desktophintergrund.

Das Event ist vorüber und alles in allem war es ein voller Erfolg. Aber hat sich der Aufwand auch gelohnt? Keine Marketingabteilung kommt an dieser Frage vorbei. Zugegeben, Softfacts sind schwer zu messen. Dennoch, kontrollieren Sie die Erfolge Ihres Events. Dazu dann im nächsten Blogbeitrag mehr.

Alle Fotos: Unsplash

 

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