Qualitätssicherung bei Incentive- und Themenreisen

Vom Schreibtisch aus sieht die Welt anders aus – 5 Gründe für Vorabreisen

 

Bei allen Reisen gibt es Dinge, die man nicht beeinflussen kann: das Wetter beispielsweise. Gut, dass Plan B bis ins kleinste Detail vorbereitet werden kann. In welche Räumlichkeiten weicht die Gruppe am Galaabend bei schlechtem Wetter aus? Und ist die Atmosphäre dort ebenso festlich wie im fürstlichen Park der Gründerzeitvilla? Details, wie die Stimmung eines Restaurantraumes oder die schönste Route vom Hotel zur Eventlocation, sind die i-Tüpfelchen bei Veranstaltungen und Reisen. Am besten lassen sie sich vor Ort beurteilen.

Nun mag es Stimmen geben, die der Meinung sind, Vorabreisen würden die Kosten in die Höhe treiben. Zudem seien sie unnötig, da man all dies doch auch online, per Mail oder am Telefon abklären könne. Ein Großteil des Programms kann auf diesem Wege geplant werden, das ist richtig. Allerdings sieht die Welt vom Schreibtisch aus oft anders aus als in Realität. Deshalb ist der optimale Zeitpunkt für eine Vorabreise sobald der „Fahrplan“ feststeht und eine engere Auswahl an Hotels, Restaurants sowie Programmmöglichkeiten getroffen wurde.

Warum wir eine Vorabreise für die finale Planung für sinnvoll halten, erklären wir hier.

5 gute Gründe für Vorabreisen

1. Kulturelle Hürden abbauen
Wie schön es doch wäre, würde Kommunikation immer glatt laufen. Dass dies so nicht ist, zeigt sich bei jedem von uns im (Berufs-)Alltag. Wir sagen A, aber verstanden wird B. Kommen zusätzlich noch eine andere Kultur und Sprache ins Spiel, gibt es auch mal Missverständnisse. Vorabreisen sind daher ein einfaches Mittel, um diese aus dem Weg zu räumen, sprachliche Hürden zu überwinden und die Fakten, Wünsche und Anforderungen nochmals im persönlichen Gespräch zu formulieren – und natürlich vor Ort die besprochenen Eckpunkte zu überprüfen. So werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Zum einen wird eine persönliche Beziehung zu den beruflichen Partnern aufgebaut, Sympathien hergestellt und ein gegenseitiges kulturelles Verständnis geschaffen. Auf dieser Ebene fällt die weitere Arbeit deutlich leichter. Zum anderen wird die Qualität der Leistungen überprüft und sichergestellt. Denn auch Anforderungen und Standards sind kulturell abhängig.

2. Der Teufel liegt im Detail
Alles für den Galaabend ist geplant – die Räumlichkeiten im Restaurant sind ausgesucht, die Tischordnung festgelegt, Dekoration und Menü abgesprochen sowie der optimale Platz für die Musiker gefunden. Eigentlich alles perfekt. Und auch bei der Besichtigung vor Ort macht zunächst alles einen positiven Eindruck. Allerdings liegen einige der Tische am Durchgang zur Toilette. Bei über 100 Personen kann da schnell eine unruhige Stimmung aufkommen, die die besondere Atmosphäre des Abends gefährden kann. Also muss nochmals umgeplant werden. Details und Kleinigkeiten wie diese sehen wir erst vor Ort – allerdings sind es auch jene, die über das Besondere und die Perfektion entscheiden.

3. Alternativen ausloten
Spinnen wir die Szene noch ein wenig weiter: Der Raum mit der geplanten Sitzordnung ist nicht optimal. Vor Ort haben wir nun die Möglichkeit uns weiter umzusehen. Welche Räume würden noch in Frage kommen? Oder gibt es bspw. für die Musiker auch einen alternativen Platz im Raum? Dann könnten die Tische anders gestellt und die „Durchgangssituation“ aufgelöst werden. Der große Vorteil an Vorabreisen ist, dass alle Örtlichkeiten und Programmpunkte mit Ihrer Vision und Zielen im Kopf betrachtet werden können. So werden Möglichkeiten sichtbar, die anders nicht aufgefallen wären – wie bspw. die kleine Erhöhung im Restaurantraum, die normalerweise von einem Vorhang verdeckt wird. Wir funktionieren sie kurzerhand zur Bühne für die Musiker um und haben damit das Raumproblem gelöst.

4. Programm optimieren
Vor Ort können nicht nur Alternativen ausgelotet, sondern das Programm auch direkt an die Planänderungen angepasst werden. Auf dem Weg durch die Gassen der Altstadt liegt ein malerischer Platz, der sich perfekt für ein Gruppenfoto eignet? Und er ist zudem sehenswerter als der geplante Weg an der Promenade entlang? Perfekt, dann wird eben das Programm an den neuen Weg angepasst und die beiden geplanten Aktivitäten zeitlich umgedreht.

5. Vision vermitteln
Mit das wichtigste Argument, warum Vorabreisen absolut gewinnbringend sind: Im persönlichen Gespräch vor Ort können wir Ihre Vision der Reise vermitteln. Damit ist sichergestellt, dass alle beteiligte Personen auf das richtige Ziel hinarbeiten. Vor Ort kommen wir mit den richtigen Personen ins Gespräch. Im Dialog mit ihnen überbringen wir unsere Vorstellungen sowie Wünsche und holen die Verantwortlichen mit ins Boot – oftmals werden dann Dinge möglich, die unter anderen Umständen so nicht möglich gewesen wären.

Kulturelle Hürden abbauen, Detailarbeit leisten, Alternativen ausloten und das Programm daran anpassen sowie Ihre Vision vermitteln – das sind die Leistungen die die Qualität Ihrer Reise, Incentive oder Ihres Events sichern. Indem wir uns vor Ort einen ungefilterten Eindruck verschaffen, können wir alle Komponenten beeinflussen – vom Wetter einmal abgesehen 😉.

PS: Auf Facebook posten wir immer wieder Eindrücke von Vorabreisen – vor kurzem waren wir bspw. in Venedig unterwegs. Liken Sie Stasch Event & Travel und bekommen Sie alle Neuigkeiten mit.

Foto: Unsplash

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