Involvieren Sie schon oder tagen Sie noch?

Wie Sie mit alternativen Tagungskonzepten die Lebensgeister Ihrer Gäste wecken

Unterdrücktes Gähnen, abwesende Blicke und nervöse Finger, die Mails und Social Media Kanäle checken. Zähe Diskussionsrunden, die ihren Namen nicht verdienen– dieses Bild kommt Ihnen bekannt vor? So kennen Sie das von Tagungen, Workshops und Vorträgen bei Firmen Events? So interessant die Themen auch sein mögen, meist ist die Aufmerksamkeitsspanne kaum länger als 20 Minuten, danach schweifen die Gedanken ab – an diesem Punkt hat der Redner sein Publikum verloren. Die Kernbotschaft versandet irgendwo zwischen Gedanken an das Mittagsessen, an Mails die zu beantworten sind und Urlaubsfotos der Freunde. Auf eine fruchtbare Diskussion, die neue Ideen hervorbringt und unterschiedliche Ansätze beleuchtet, kann man da lange warten.

Scheindiskussionen bei Tagungen: Sobald es ans Diskutieren geht, ist es, als wäre niemand mehr anwesend.

Scheindiskussionen bei Tagungen: Sobald es ans Diskutieren geht ist es, als wäre niemand mehr anwesend.

Es geht auch anders – die Alternative World Café

Ein anderer Ansatz für Tagungen, Firmen- oder Change Events ist das „World Café“. Statt einem Frontredner reden alle. Statt einer Scheindiskussion entsteht ein echter Dialog, den alle miteinander führen. Statt der einzelnen Intelligenz des Redners wird das Wissen aller Anwesenden gebündelt. Das Format eignet sich besonders zur Ideen- oder Entscheidungsfindung sowie zur Reflexion einzelner Themen. Das Ziel dabei ist es, Strategien und Lösungen im Kollektiv zu entwickeln, die Intelligenz der Einzelnen zu summieren und dabei verschiedene Blickwinkel, Wissen, Meinungen und Kreativität zu bündeln. Um das zu erreichen, kommen alle zu Wort. Und das funktioniert auch mit mehreren hundert Personen.

Wie? Das erklären wir Ihnen hier.

Die Methode stützt sich auf fünf Grundpfeiler. Um diesen vorgegeben Rahmen herum bleibt viel Raum für individuelle Anpassungsmöglichkeiten.

Informelle Kaffeehausatmosphäre als Setting

Das Konzept World Café basiert auf einer offenen, freundlichen und lebhaften Atmosphäre – ungezwungen und informell, in Anlehnung an ein Café. Im Tagungsraum sind Tische locker verteilt. Es gibt Kaffee, Tee und Gebäck. Bilder und Blumen sorgen für die lockere Stimmung. Auf den Tischen liegen großen Papierbögen, Post-its und Stifte in verschiedenen Farben bereit. So können Erkenntnisse aus den Diskussionen sofort festgehalten und  kreative Lösungsansätze unterstützt werden.

Tipp: Warum muss es immer der Tagungsraum sein? Auch der Hof vor der Cafeteria oder kleine Lagerfeuer im Freien eignen sich für Diskussionsrunden.

Ein Tisch, Kaffee, Papier und Stifte: So kann die Leitfrage in entspannter Atmosphäre diskutiert werden.

Ein Tisch, Kaffee, Papier und Stifte: So kann die Leitfrage in entspannter Atmosphäre diskutiert werden.

Der Willkommensgruß

Zu Beginn jeder Tagung steht eine Begrüßung – so auch beim World Café. Denn selbstverständlich sollen die Gäste willkommen geheißen werden. Der Willkommensgruß nimmt beim World Café neben der Begrüßung der Teilnehmer eine weitere Rolle ein. Nicht jeder der Teilnehmer wird das Konzept kennen. Wichtig ist daher, das Vorgehen und die Regeln zu erklären. Auch wird das Leitthema und die zu diskutierenden Fragen der Veranstaltung vorgestellt. Und dann kann es auch schon los gehen.

Tipp: Weniger ist mehr: Nutzen Sie den Willkommensgruß als kurze Aufforderung zur Mitarbeit. Selbstdarstellung ist hier fehl am Platz.

Die Fragen

Das Motto der Veranstaltung spiegelt sich in ein bis drei präzise formulierten Fragen wider. An jedem der Tische wird eine der Fragen diskutiert. Diese sind damit der Motor der Veranstaltung und entscheidend für den Erfolg. Daher sollte der Entwicklung der Fragen besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Werden diese von einem repräsentativen Querschnitt entwickelt, ist die Chance höher, dass sie auch von allen Teilnehmern als wichtig wahrgenommen werden. Offene Fragestellungen lassen eine Diskussion erst entstehen, spannende sowie überraschende Formulierungen und eine aktivierende Wortwahl bringen den Dialog dann richtig in Schwung.

Tipp: Eine, zwei oder drei Fragen: Alles ist möglich. Auch provokative Fragen sind erlaubt.

Der Austausch

Die Diskussionsrunden finden an den vorbereiteten Tischen statt. An jedem Tisch kümmert sich ein Gastgeber für das Wohl der Teilnehmer, versorgt sie mit Kaffee und Gebäck und leitet die Frage ein. Danach findet der Austausch allerdings eine Eigendynamik ohne einen Diskussionsleiter. In informeller und ungezwungener Atmosphäre trägt jeder Teilnehmer mit seiner Meinung, seinem Wissen und seiner Kreativität zu einem Ergebnis bei. Nach 15 bis max. 45 Minuten wird die Runde geschlossen und die Teilnehmer begeben sich an andere Tische mit anderen Fragestellungen. Die Gastgeber begrüßen nun die neuen Teilnehmer und fassen kurz die Ergebnisse der vorigen Gruppe zusammen.

Tipp: Auch die Auswahl der Gastgeber setzt Signale, die einen offenen Dialog fördern oder hemmen können.

Das World Café lebt von der Beteiligung aller.

Das World Café lebt von der Beteiligung aller.

Die Gruppe: Team-Dynamiken werden erlebbar

Eine Gruppe besteht jeweils aus etwa vier bis sechs Personen. Diese Größe erlaubt es den Teilnehmern frei zu sprechen. Jeder kommt zu Wort und dennoch sind ausreichend Meinungen vertreten, um sich angeregt auszutauschen. Das besondere des World Cafés ist die Eigenständigkeit der Gruppen. Bis auf die Fragestellung gibt es keine Vorgaben zum Vorgehen und der Lösungsentwicklung. Die Selbststeuerung und –organisation lässt spürbare Teamdynamiken entstehen. Dies mündet in einer hohen Bereitschaft die Veränderungen, die Ziele und die erarbeitete Lösung mitzutragen, daran mitzuwirken, sie im Unternehmensalltag zu leben.

Tipp: Überlegen Sie sich, wie die Gruppen zusammengestellt werden sollen. Heterogene Gruppen haben gleich mehrere Effekte: Einander unbekannte Kollegen lernen sich kennen und Blickwinkel verschiedener Disziplinen regen die Diskussion an.

Und was passiert dann?

Die Ergebnisse sollen natürlich nicht einfach so stehen bleiben. Es gibt viele Möglichkeiten die Gruppenintelligenz zu bündeln und einen Nutzen zu generieren. Oftmals entstehen kreative Mindmaps die am Ende des Tages in einer Ausstellung betrachtet werden können. Oder die Gruppen mischen sich neu und jeder stellt die eigenen Ergebnisse den anderen Teilnehmern vor. Oder der Gastgeber sammelt die Kernideen ein und stellt sie im Plenum vor. Welche Auswertungsmethode auch angewand wird, klar ist, auf keinen Fall dürfen die erarbeiteten Ergebnisse im Sande verlaufen. Sonst bleiben Sie lieber gleich bei der üblichen Tagung… 😉

 

Alle Fotos: Unsplash

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